¿Qué hacer ante un requerimiento de
información de Software Legal?
En
primer lugar, tómese el tema seriamente. Es un tema serio, sobre todo porque
podría eventualmente tener consecuencias económicas y obligarlo a realizar un gasto que hoy no tiene previsto.
Software
Legal es una institución sin fines de lucro que protege a la industria de
software.
Muchos
usuarios de software desconocen el origen del software que utilizan, y
desconocen también las obligaciones que asumen al instalarlo. Este
desconocimiento sumado a la práctica común de instalar sin leer detenidamente
los acuerdos de licenciamiento de uso de software que se exhiben al momento de
realizar la instalación, provoca que el usuario asuma un riesgo al violar los
derechos de propiedad intelectual.
Por
otra parte, con el uso se generan dependencias
productivas con el software instalado, y no resulta fácil prescindir de él.
Ante
un requerimiento de información de Software Legal, uno puede considerar que NO
está obligado a responder y que por lo tanto, no tiene por qué hacerlo (lo cual
es cierto). Ese es un camino posible, y conlleva el riesgo de recibir una
demanda de Software Legal, y que la justicia lo obligue a responder.
Software
Legal opera de diversas maneras. En algunos casos envía una carta invitando a
hacer una autodeclaración del software instalado. En
otros casos, piden permiso para realizar una auditoría on
site. O alternativamente podría ocurrir que Ud.
reciba una inspección sorpresiva con una Orden de Allanamiento.
De
encontrarse software NO licenciado o INCORRECTAMENTE licenciado, el usuario deberá pagar TODAS las licencias de
software encontrado, multas y honorarios de abogados que en general se
regulan en un porcentaje sobre el monto correspondiente a las licencias a
regularizar (que bien podría ser de un 50%).
En
base a experiencias vividas junto a nuestros clientes, entendemos que lo mejor
es tomarse el tema seriamente y
reaccionar con rapidez. Revisar las licencias ya adquiridas, y relevar TODO
el software instalado en TODAS las PCs y Servidores de la Organización, para
luego trabajar sobre las diferencias encontradas (que muy probablemente las
habrá). Si la cantidad de equipos a relevar es grande, existe software que
automatiza todo este trabajo y genera
valor a través de la identificación de áreas de posible reducción de costos
tanto en Hardware como en Software (lo hbace en base a
patrones de uso de la tecnología por parte de los usuarios). En cuestión de dos
semanas puede completarse un relevamiento de miles de equipos distribuidos
geográficamente. Si la cantidad de equipos es pequeña, entonces realizar el
relevamiento manualmente.
En
base a los resultados del relevamiento (de licencias y de software instalado)
diseñar un plan de regularización que contemple aspectos como:
·
Software
instalado y no utilizado.
·
Software de
uso gratuito.
·
Software
licenciado à
versiones disponibles à
modalidades de compra disponibles à
formas de pago, etc.
·
Perfiles de
usuarios con distintas necesidades de software.
Algunos tips
respecto al software cuyas licencias de uso NO son gratuitas:
Se
paga por el software instalado sin importar si se usa o no. (si
en una PC encuentran un software instalado, por ejemplo un procesador de
textos, corresponde pagar su licencia sin importar si alguna vez fue utilizado
o no).
Se
paga por la versión instalada, sin importar si Ud. compró una versión A1 e
instaló una similar A2 (si Ud. adquirió un software en su versión por ej: Standard pero instaló el mismo software en su versión
por ej: Enterprise, corresponde pagar el 100% de la
versión Enterprise. No se hace ningún reconocimiento por el dinero gastado en
la versión Standard).
El
software desinstalado deja trazas (en archivos y en Registry)
en la PC/Servidor que son reconocidas por las personas que realizan el
relevamiento. Desinstalar un software NO licenciado no implica que no sea
detectado por un auditor.
El
relevamiento realizado por el personal de software legal se utiliza como prueba
ante una eventual demanda por defraudación a los derechos de propiedad
intelectual.
Ocurre
a veces que finalizada la auditoría de Software Legal se termina pagando dinero
por licencias de software instalado que no utiliza, o dándose cuenta que tiene
instalado un producto cuya versión NO coincide exactamente con la versión
Licenciada (en este caso aun cuando hubiera buena fe, hay mala praxis, y por lo
tanto, hay que pagar todo el software “nuevamente”)
Además
podrían imponerse multas por incumplimiento de la ley de propiedad intelectual
y honorarios de abogados.
Podemos
ayudarlo a transitar este proceso con integridad y al menor costo posible.
Nicolás
Pérez de Arenaza.
GIUX
S.A.
nperez@giux.com
Tel: (5411) 4328-7888